چرا تامین کنندگان مهم هستند؟
امروزه رویکرد کلی کیفیت و ایجاد سیستم تضمین کیفیت بسیار گسترده شده است. از لحاظ ارائه کیفیت در منبع، شرکت های تأمین کننده اولین لینک زنجیره را تشکیل می دهند. صرف نظر از اندازه و اندازه آنها، تمام شرکت ها باید مواد خام اولیه، محصولات نیمه تمام، قطعات، زیر سیستم ها و بعضی از مواد یا برخی خدمات را خریداری کنند. مشتریان شامل خدمات در زمینه خدماتی مانند مشاوره، تبلیغات، تمیز کردن، خدمات پیک و غذا می شوند.
برای همه این کسب و کارها، کیفیت محصولات و خدمات به طور مستقیم با کیفیت تامین کنندگان و محصولات و خدمات آنها ارتباط دارد. نکته مهم سیستم های کیفیت این است که بدون کیفیت ورودی، کیفیت محصول نهایی نمی تواند ذکر شود. بنابراین، تامین کنندگان باید به طور کامل در فرایندهای سازمانی ادغام شوند. تامین کنندگان در یک فرایند کسب و کار وجود دارد. در انتهای دیگر مشتریان هستند. در حالی که شرکت بین مشتریان را از شرکت های تامین کننده ارائه می دهد، باید بازخورد های مشتریان را با شرکت های عرضه کننده نیز به اشتراک بگذارد. در فرایند توسعه محصول یا خدمات، همکاری بین شرکت و شرکت تامین کننده وجود دارد.
کیفیت انطباق اندازه گیری از دیدار با معیارهای محصول و خدمات مورد نیاز برای پاسخگویی به نیازهای مشتری و انتظارات شرکتها و شرکت های تامین کننده است. پس از تعيين ويژگي هاي محصول يا خدمات با طرح هاي طراحي، شركت شروع به مذاكره با شركت هاي عرضه كننده مي كند. به عبارت ساده، جریان به شرح زیر است: مشتریان نیازهای خود را مشخص می کنند، کسب و کار تعیین می کند که ویژگی های کسب و کار بر اساس این الزامات و به تامین کننده اطلاع می دهد، سپس محصول یا خدمات دریافت شده از تامین کننده با انتظارات مشتری مقایسه و تطابق اطمینان حاصل می شود، و سپس کسب و کار به مشتری تحویل داده می شود.
کیفیت عملکرد تعیین سطوح عملکرد محصولات یا خدمات شرکت در بازار با روش های مختلف (مانند تحقیقات مشتری، فروش یا تجزیه و تحلیل خدمات) است. با توجه به کارشناسان کیفیت، شرکت های عرضه کننده مهم است که روابط خوبی با شرکت هایی که در آن کسب و کار را انجام می دهند، هم از لحاظ بهبود خود و هم در توسعه محصولات و خدماتی که آنها تولید می کنند. باید میان آنها یک گفتگوی پیوسته برقرار شود، روابط باید بر اساس پایه های جامد برقرار شود، جمع آوری داده ها و اندازه گیری ها باید انجام شود و از لحاظ روش های بهبود کیفیت، باید از قوانین خاصی استفاده شود.
کار با شرکت های تأمین کننده مکان مهمی در فعالیت های شرکت دارد و محصولات یا خدمات مورد نیاز باید با کیفیت مورد انتظار، در مقدار مورد نظر، در زمان دلخواه، با هزینه مناسب و از منبع دلخواه به دست می آید. به همین دلیل، تامین کنندگان مهم هستند و باید تحت کنترل باشند.
انتظارات شرکت ها از شرکت های تامین کننده به شرح زیر است:
- محصولات و خدمات باید براساس تقاضا ارسال شوند
- این شرکت باید با الزامات صفر برآورده شود
- باید مقرون به صرفه باشد
- باید با کیفیت خوب و در زمان تحویل داده شود
- اگر با تامین کننده مشکل وجود دارد، آنها باید بدون تأثیر بر نیازهای مشتری حل شوند.
- فرایندهای تامین کنندگان باید با تکنیک های کنترل فرآیند آماری کنترل شود
- ارائه دهندگان باید توصیه هایی در مورد تحویل محصولات به مشتری ایجاد کنند که بر فرایندها تاثیر می گذارد
حسابرسان شرکت کننده
برای اینکه حسابرسی شرکت تامین کننده سالم و موفق باشد، اول از همه، یک سیستم مدیریتی مانند سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 باید در شرکت استفاده شود. کیفیت محصول و یا خدمات خریداری شده مهمترین عامل تعیین کننده کیفیت محصولات یا خدمات کسب و کار است. بنابراین، مهم است که یک زیرساخت جامع در شرکت داشته باشیم. به موقع، کیفیت بالا و ویژگی های دلخواه از عرضه، همان راه برای کسب و کار مشتریان خود را برای ارائه محصولات و خدمات با کیفیت ارائه خواهد شد.
در این راستا بسیار مهم است که تامین کنندگان را که به طور مستقیم بر کیفیت محصولات و خدمات تأثیر می گذارند، بررسی کرده و براساس معیارهای سنجش عملکرد تعیین شده، ارزیابی نمایند. روش های ارزیابی عملکرد و فرآیند ارزیابی تأمین کنندگان توسط شرکت ها به طور کلی با شرکت های تامین کننده در دو جنبه متفاوت مطابقت دارد: تامین کنندگان نامزدی برای اولین بار با محصولات و خدمات و شرکت های تامین کننده که محصولات و خدمات آنها تهیه شده است، تامین می شود. شرکت هایی که دارای گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 هستند محصولات یا خدمات را از هر شرکت عرضه کننده خریداری نمی کنند. شرکت های تامین کننده باید از شرایط خاصی برخوردار باشند. به همین دلیل، انتخاب تامین کنندگان جدید و کار با تامین کنندگان موجود انجام می شود.
برای به دست آوردن سود مورد انتظار از ممیزی شرکت های تأمین کننده، اسناد موجود الزاما شامل فرایند حسابرسی می باشد. به منظور از دست دادن هیچ نقطه ای در طول ممیزی، ممیزی ها بر اساس چک لیست آماده شده انجام می شود.
علاوه بر این، هنگام تعیین شرکت های عرضه کننده جدید و ارزیابی شرکت های عرضه کننده موجود، شرکت باید یک جدول ارزیابی از پیش آماده شده داشته باشد. نمره دهی باید بر اساس معیارهای خاصی نظیر کیفیت محصول و خدمات، زمان تحویل، قیمت، روش پرداخت و اینکه آیا گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 وجود دارد یا نه. هیچ راه حلی برای این معیارها و نحوه محاسبه نمره وجود ندارد. آنها اغلب با توجه به ساختار سازمانی شرکت ها، زمینه های فعالیت و چشم انداز مدیریت تغییر می کنند. با این حال، ماهیت فرایند ارزیابی تأمین کننده تعیین اصول و مسئولیت هایی است که در هنگام انتخاب تامین کنندگان یا ارزیابی تامین کنندگان مورد استفاده قرار می گیرد.
حسابرسان تامین کننده معمولا تحت عوامل اصلی زیر انجام می شوند:
- تأیید از اجرای سیستم مدیریت کیفیت (کیفیت محصولات و ارائه خدمات از برنامه های کاربردی برای تضمین قابلیت ردیابی از کفایت مدیریت اسناد، تهیه مواد و مواد مناسب مدیریت فرآیندها و نقاط کنترل کیفیت، کنترل از تجهیزات کالیبراسیون و عدم رعایت و فعالیت های بهبود مستمر)
- تایید ظرفیت فنی (زیرساخت های لازم، دفاتر و تسهیلات، صلاحیت و صلاحیت های مهندسی، شایستگی طراحی)
- تعیین ظرفیت تولید (صلاحیت کارکنان، تجهیزات فرایند خاص و مدارک تحصیلی)
