Neden Tedarikçi Firma Gözetimlerine Gerek Duyulmaktadır?
Birçok işletme, hammadde, yarı işlenmiş madde veya işlenmiş madde temini ve bu ürünlerin kalitesi konusunda tedarikçi firmalara bağımlıdır. Tedarikçi firmalardan istediği kalite özelliklerine sahip, işlenmiş veya yarı işlenmiş madde ya da hammaddeyi, talep ettiği süreler içinde temin edemeyen işletmelerin, kendi kalite politikaları çerçevesinde hareket etmesi imkansızdır. Bu yüzden ilke ve prensiplerine bağlı işletmelerin, birlikte iş yaptığı tedarikçi firmaları gözetmesi ve yerinde denetlemesi büyük önem taşımaktadır.
Ürün kalitesini korumak ve müşteri memnuniyeti yaratmak ancak etkin bir denetim ile mümkün olmaktadır. Müşteri memnuniyeti ve ürün kalitesi ise, ancak tedarikçi firmaların, birlikte çalıştıkları işletmelerin sahip olduğu yönetim sistemlerine sahip olmaları ve bu sistemleri gerçekten uygulamaları ile olmaktadır. Disiplinsiz çalışan ve belli bir sisteme uygun faaliyet göstermeyen tedarikçi firmalardan, doğal olarak aynı kalite kriterlerinde sürekli üretim yapmaları beklenemez. Bu nedenle tedarikçi firmaların, beklenen kalitede, güvenlikte ve sağlıklı ürünler verip vermediklerinin ve ilgili standartlara uygun üretim yapıp yapmadıklarının denetlenmesi önem taşımaktadır. Bu denetimler, işletmelerin kendi müşterilerine karşı sahip oldukları sorumluluklarının da bir gereğidir.
Tedarikçi gözetimi çalışmaları, işletmelerin belirlediği zaman aralıklarında ve kriterlerde gerçekleştirilen denetimler ile gerçekleştirilmektedir. Bu denetimler sonucunda hazırlanan raporlar, işletmelerin tedarikçi firmaları profesyonel bir şekilde değerlendirmelerine imkan vermekte ve tedarikçi firmaları, istedikleri kriterlere uygun şekilde çalışmaları için yönlendirmelerine fırsat yaratmaktadır.
Tedarikçi gözetim çalışmalarını yürütecek olan kuruluşta görev yapan denetçilerin kalifikasyonu ve uygulanacak denetim kriterleri, işletmeler ile gözetim kuruluşu arasında yapılacak protokol ile tespit edilmektedir. Söz konusu protokolde denetim yaklaşımı ve kabul edilebilir veya kabul edilemez hata tanımları gibi konular da yer almaktadır.
İşletmelerin başarılı olmalarında, özellikle bugünün zorlu piyasa koşullarında, tedarik zincirinin payı çok yüksektir. Tedarikçi firmaların, işletmenin kriterlerine ve standartlarına uygunluğunun denetlenmesi, bir yandan tedarik zincirinde belli bir kalite standardının elde edilmesi açısından, bir yandan da işletmenin kamouyunda olumlu bir imaj yaratması açısından gerekmektedir. Tedarikçi gözetimleri, işletmenin politikasına, standartlarına, süreçlerine ve iş akış esaslarına uygun şekilde gerçekleştirilmektedir. Bu sayede işletmeler, tedarik zincirinin piyasadaki durumunu görmekte ve yaşanan problemlere ve müdahale edilmesi gereken durumlara zamanında müdahale edebilmektedir.
Tedarikçi Gözetimi İşletmelere Ne Kazandırıyor?
Tedarikçi gözetim çalışmaları ile işletmelerin, tedarik zincirini etkin bir şekilde takip etmeleri sağlanmakta, ayrıca işletmelerin uluslararası kabul gören kalite, çevre ve sosyal sorumluluk ilkelerine uydukları ortaya konmuş olmaktadır. İşletmeler bu yoldan yükümlülüklerini yerine getirdiklerinden emin olmaktadır.
İşletmeler bu arada birlikte çalıştıkları tedarikçi firmaların güçlü ve zayıf yanlarını görmekte, aynı zamanda sahip oldukları fırsatların ve tehditlerin farkına varmakta ve bu yönde hangi yönetim sistemlerini ve hangi standartları uygulamaları gerektiğini belirlemektedir.
İşletmeler tedarikçi gözetimi çalışmaları sonunda, tedarikçi firmaların faaliyetlerini yerinde görmek, takip ettikleri süreçleri incelemek, sistem uygulamalarını, uygunsuzluklarını, uygulama eksiklerini ve düzeltici ve önleyici faaliyetleri ne kadar uyguladıklarını anlamak fırsatını bulmuş olmaktadır.
Tedarikçi gözetim ve denetim çalışmaları genelde önceden belirlenmiş bir soru listesi üzerinden yapılmaktadır. Bu soruların her birinin standart puanları bulunmaktadır ve yanlarına gözetim sırasında denetçiler tarafından verilen puanlar kaydedilir. Bu şekilde yapılacak bir hesaplama ile tedarikçi firmaların gözetim sonucu elde edecekleri puanlar ve standarttan sapma durumları belirlenir. Böyle bir puanlama sistemi ile iki yönlü fayda edilmiş olmaktadır. Şöyle ki,
- Bir yandan farklı tedarikçi firmaların farklı zamanlarda gözetimi yapılmakta ve eşit kriterler ile tedarikçi firmaları biribirleri ile karşılaştırma imkanı bulunmuş olmaktadır.
- Bir yandan da aynı tedarikçi firmaların farklı zamanlarda tekrarlanan gözetimler sonucu aldıkları puanlar karşılaştırılarak zaman içindeki gelişimleri takip edilmiş olmaktadır.
Tedarikçi gözetim formlarında yer alacak noktalar ise gözetim firması ile işletme arasında belirlenmektedir. Ancak ağırlıklı olarak işletmenin gözetim çalışmalarından beklentileri ve tedarikçi firmaları hangi açılardan değerlendirmek istedikleri ile ilgilidir. Örneğin tedarikçi firmanın rekabet gücü, fiyat konusunda esnekliğe sahip olup olmadığı, ürünleri zamanında, doğru ve eksiksiz olarak teslim edip etmediği, ürün kalitesinin işletmenin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığı, piyasada ne kadar dürüst ve güvenilir olduğu, sahip olduğu yönetim sistemi belgeleri ve standart belgeleri gibi.
Tedarikçi firma gözetimlerinin işletmelere ne kazandırdıklarına bakılacak olursa başlıca şu faydalar dikkat çekmektedir:
- İşletmeler tedarik zinciri üzerinde yaşanan sıkıntıları zamanında farketmektedir.
- İşletme açısından süreklilik sağlayacak veya bir kereye mahsus tedarikçi firmalar ayıklanmış olmaktadır.
- İşletmelere performans ve ekonomik verimlilik açısından yeni bir bakış açısı kazandırmakta ve tedarikçi firma gereksinimlerini doğru planlamalarına yardımcı olmaktadır.
- Bir başka önemli kazanım da işletmeler bu yoldan sistematik bir tedarikçi rekabeti oluşturmakta ve işletmenin pazarlık gücünü yükseltmektedir.
Tedarikçi firma gözetimleri gıda başta olmak üzere otomotiv, ilaç, makina, kimya, tekstil ve daha birçok sektörde yapılmaktadır ve gözetim kuruluşları özellikle perakende zincirleri gibi işletmelere tedarikçi geliştirme programları sunmaktadır.
Tedarikçi gözetimleri ile işletmelerin üretim süreci dengelenmiş olmakta ve rekabet gücü arttırılmaktadır. İşletmeler bu yoldan gelişimilerini hızlandırmakta ve sürekliliklerini kalıcı kılmaktadır.
Bugünün küreselleşen piyasalarında tedarikçi firmalar aynı ülke içinde veya aynı bölgede değil dünyanın uzak birçok noktasında yer almaktadır. Gözetim kuruluşları geniş hizmet ağları sayesinde bu uzak tedarikçi firmaları bile gözetlemekte ve denetlemektedir. Bu durum işletmelere global piyasalarda büyük bir avantaj sağlamaktadır. Farklı ülkelerde, farklı kültürlerde, farklı ekonomilerde yaşayan ve farklı dillerde konuşan bunca tedarikçi firmanın, ortak bir bakış açısı ile gözetimi işletmelere değer katmaktadır.
Tedarikçi gözetim çalışmaları ile aynı zamanda işletmelerin iç piyasalardaki durumu tedarikçi ilişkileri açısından ayrıntılı olarak değerlendirilmekte ve bu işletmelerin uluslararası piyasalarda rekabet gücü ortaya çıkarılmaktadır.
