BRC Food, Gıda Güvenlik Sistemi’ni işletmelerinde kuran ve yöneten gıda sektöründe faaliyet gösteren firmalar, belli bir süre geçtikten sonra bir belgelendirme kuruluşuna başvuru yaparak, belgelendirme talep edebilirler. Bu süre genelde üç ay olarak öngörülmektedir. En azından sistemin bir uygulama dönemi yaşamış olması ve gerekli düzeltmelerin yapılmış olması gerekmektedir. Bu süre içinde tespit edilen eksiklikler giderilir ya da süreçler çok daha etkin hale getirilebilir. Arkasından bir belgelendirme kuruluşu ile sözleşme yapılarak denetim çalışmaları başlatılır. Bir belgelendirme kuruluşuna başvuru yapılırken, önce belgelendirme başvuru formu ve belgelendirme talimatı hazırlanmalıdır. Bunun dışında firmanın başka bir evrak temin etmesi gerekmiyor. Ancak sistem kuruluşu sırasında hazırlanan dokümanların bir kopyasının belgelendirme kuruluşuna verilmesi ya da bu kuruluşun erişebileceği bir ortama konulması gerekiyor. Çünkü belgelendirme kuruluşunun, ön çalışmalar için bu dokümantasyon çalışmasına ihtiyacı olacaktır.
Belgelendirme kuruluşu, bu dokümantasyon üzerinden yapacağı ön denetim çalışmasının arkasından, firmanın üretim tesislerinde asıl denetim çalışmasını başlatacaktır. Bu çalışma planlanırken, belge talep eden firmanın büyüklüğü ve çalışan sayısı dikkate alınır. Ayrıca firmanın birden fazla noktada üretim alanları varsa denetim planlamasında bu da esas alınır. Denetim çalışmalarında, mümkün olduğu ölçüde, firmanın bütün faaliyetleri gözlenir. Önemli olan, firmanın ne ölçüde istenen standartlara uygun faaliyet gösterdiğinin tespit edilmesidir. Denetçiler, denetim çalışmaları sonunda detaylı bir rapor hazırlayarak belgelendirme kuruluşuna teslim ederler. Belgelendirme kuruluşu, karar verirken bu raporun sonuçlarına göre hareket eder. Neticede, firmanın BRC Food, Gıda Güvenlik Sistemi Belgesi almasına hak ettiğine karar verilirse belge düzenlenir ve firmaya teslim edilir. Bu belgenin geçerlik süresi üç yıldır, ancak her yıl ara denetimler yapılarak firmanın faaliyetleri gözlenmeye devam edilir. Bu denetimlerde görülen eksikler olursa giderilmesi istenir ya da duruma göre belgenin iptal edilmesi de mümkündür.
