Tedarikçi Firmalar Neden Önemlidir?
Bugün toplam kalite yaklaşamı ve kalite güvence sistemlerinin işletmelerde kurulması son derece yaygınlık kazanmıştır. Kalitenin daha kaynakta sağlanması konusunda ise tedarikçi firmalar, zincirin ilk halkasını oluşturmaktadır. Çalışma alanları ve büyüklükleri ne olursa olsun, bütün işletmeler gerekli hammadde, yarı işlenmiş ürünler, parçalar, alt sistemler ve bir kısım malzemeleri veya bazı himetleri satın almak zorundadır. Satın alınanlar arasında danışmanlık, reklam, temizlik, kurye hizmetleri ve yemek servisi gibi hizmet sektörü alanına giren işler de olmaktadır.
Bütün bu işletmeler açısından ürün ve hizmet kalitesi, tedarikçi firmalar ve onların sağladığı ürün ve hizmetlerin kalitesi ile doğrudan ilişkilidir. Kalite sistemlerinin önemli bir noktası şudur: girdi kalitesi olmadan bitmiş ürün kalitesinden bahsedilemez. Bu yüzden tedarikçi firmalar, işletmenin süreçlerine tam olarak entegre edilmek zorundadır. İşletmenin süreçlerinin bir ucunda tedarikçi firmalar bulunmaktadır. Diğer ucunda ise müşteriler vardır. Arada bulunan işletme müşterilerin taleplerini tedarikçi firmalardan sağlarken, müşterilerden gelecek geri bildirimleri de yine tedarikçi firmalar ile paylaşmak zorundadır. Bir ürün veya hizmetin geliştirilmesi sürecinde işletme ile tedarikçi firma arasında bir iş birliği yaşanmaktadır.
Uygunluk kalitesi, işletmenin ve tedarikçi firmalarının müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için gerekli olan ürün ve hizmet kriterlerini karşılayabilme ölçüsüdür. İşletme, tasarım çalışmaları ile ürün veya hizmet özelliklerini tespit ettikten sonra, tedarikçi firmalar ile görüşmeye başlamaktadır. Basit olarak akış şu şekildedir: müşteriler geresinimlerini ortaya koyar, işletme bu gereksinimlere dayanarak işin özelliklerini tespit eder ve tedarik firmaya bildirir, daha sonra tedarikçi firmadan alınan ürün veya hizmet ile müşterinin beklentileri karşılaştırılır ve uygunluk sağlanır, arkasından iş müşteriye teslim edilir.
Performans kalitesi, işletmenin ürün veya hizmetlerinin pazardaki performans seviyelerinin çeşitli yöntemlerle (müşteri araştırmaları, satış veya hizmet analizleri gibi) tespit edilmesidir. Kalite uzmanlarına göre tedarikçi firmaların iş yaptıkları işletmeler ile iyi ilişkiler içinde olmaları, hem kendilerini geliştirme açısından hem de ürettikleri ürün veya hizmetlerin geliştirilmesi açısından önemlidir. Aralarında sürekli bir diyalog olması, ilişkilerin sağlam temeller üzerine oturması, verilerin toplanması ve ölçümlerin yapılması ve kalite iyileştirme yöntemlerinin uygulanması gibi konularda belli kurallara uyulması gerekmektedir.
Tedarikçi firmalar ile çalışmak, işletmenin faaliyetleri içinde önemli bir yer tutmaktadır ve ihtiyaç duyulan ürün veya hizmetlerin beklenen kalitede, istenen miktarda, istenen zamanda, uygun maliyetle ve istenen kaynaktan elde edilmesi gerekmektedir. Bu nedenlerle tedarikçi firmalar önemlidir ve denetim altında tutulmak zorundadır.
İşletmelerin tedarikçi firmalardan beklentileri şu şekildedir:
- Ürün ve hizmetler istenildiği tarihte sevk edilmelidir
- İşletmenin gerekleri sıfır hata ile karşılamalıdır
- Uygun maliyetli olmalıdır
- Kaliteli olmalı ve zamanında teslim edilmelidir
- Tedarikçi firma ile problem varsa, bunlar müşterinin talepleri etkilenmeden çözülmelidir
- Tedarikçi firma süreçleri istatistiksel süreç kontrol teknikleri ile kontrol altında tutulmalıdır
- Tedarikçi firmalar, ürünlerin müşteriye sunulması ile ilgili ve süreçleri etkileyecek öneriler geliştirmelidir
Tedarikçi Firma Denetimleri
Tedarikçi firma denetimlerinin sağlıklı ve başarılı olması için herşeyden önce işletmede, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi gibi bir yönetim sisteminin uygulanıyor olması gerekmektedir. Satın alınan bir ürün veya hizmetin kalitesi işletmenin ürün veya hizmetlerinin kalitesini belirleyen en önemli noktadır. Bu nedenle işletmede sağlam bir altyapının kurulu olması önemlidir. Zamanında, kaliteli ve istenenen özelliklerde sağlanan tedarik, işletmenin de aynı şekilde kendi müşterisine kaliteli ürün ve hizmet sunmasını sağlayacaktır.
Ürün ve hizmet kalitesini doğrudan etkileyen tedarikçi firmaların denetlenmesi ve belirlenen performans takip kriterleri uyarınca değerlendirilmesi bu açıdan çok önemlidir. İşletmeler tarafından belirlenecek performans değerlendirme yöntemleri ve tedarikçi değerlendirme süreci, genelde tedarikçi firmaları iki farklı açıdan ele almaktadır: ilk defa ürün ve hizmet alınacak aday tedarikçi firmalar ve ürün ve hizmet alımları yapılmakta olan tedarikçi firmalar. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesine sahip olan işletmeler herhangi bir tedarikçi firmadan ürün veya hizmet alımı yapmazlar. Tedarikçi firmaların mutlaka belli koşulları sağlaması gerekmektedir. Hem yeni tedarikçi firmalar seçilirken hem de mevcut tedarikçi firmalar ile çalışılırken, tedarikçi firma denetimleri bu nedenle yapılmaktadır.
İşletmeler tedarikçi firma denetimlerinden beklenen faydanın elde edilmesi açısından mevcut dokümantasyon çalışmaları arasında mutlaka tedarikçi firma denetim süreci yer almak zorundadır. Denetimler sırasında herhangi bir noktanın atlanmaması için de denetimler önceden hazırlanan kontrol listeleri esas alınarak gerçekleştirilir.
Bunun yanında hem yeni çalışılacak tedarikçi firmalar belirlenirken hem de mevcut tedarikçi firmalar değerlendirilirken, işletmede önceden hazırlanmış bir değerlendirme tablosu bulunmalıdır. Bu tabloda yer alan ürün ve hizmet kalitesi, teslim süresi, fiyatı, ödeme şekli ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesine sahip olup olmadığı gibi bir takım kriterler esas alınarak bir puanlama yapılmalıdır. Bu kriterlerin neler olacağı ve puan hesabının nasıl yapılacağı konusunda tek bir çözüm yoktur. Bunlar daha çok işletmelerin kendi organizasyon yapılarına, faaliyet alanlarına ve yönetimin bakış açısına göre değişmektedir. Ancak tedarikçi değerlendirme sürecinin özünde ürün veya hizmet alınan tedarikçi firmaları seçerken ya da çalışılan tedarikçi firmaları değerlendirirken uygulanacak esasları ve sorumlulukları belirlemek yatmaktadır.
Tedarikçi denetimleri genel olarak şu ana faktörler çerçevesinde yapılmaktadır:
- Kalite Yönetim Sistemi uygulamalarının doğrulanması (kaliteli ürün ve hizmet tesliminin güvence altına alınması için uygulamaların, izlenebilirliğin, dokümantasyon yönetiminin yeterliliğinin, malzeme temini ve malzeme yönetimi uygunluğunun, süreç ve kalite kontrol noktalarının, kalibrasyon ekipmanlarının ve uygunsuzluk ve sürekli iyileştirme faaliyetlerinin denetimi)
- Teknik kapasitenin tepit edilmesi (gerekli altyapı, ofis ve tesisleri, kalifikasyon ve mühendislik yeterliliği, tasarım yeterliliği)
- Üretim kapasitesinin tespit edilmesi (çalışanların kalifikasyonları, özel proses ekipman ve kalifikasyonları)
