Uygunluk Denetimi Ne Demektir?
İşletmelerin, üst yönetim tarafından belirlenmiş kuruluş amaçları ve yönetim politikaları çerçevesinde, uygulama talimatlarına, yönetmeliklere, iş akış esaslarına, dokümante edilmiş süreçlere ve yürürlükteki yasal düzenlemelere uygun faaliyet gösterip göstermediklerini ya da bunlara ne derece uygun faaliyet gösterdiklerini tespit etmek amacı ile yapılan çalışmalara uygunluk denetimleri denmektedir. Kısaca uygunluk denetimleri ile, işletmenin iç prosedürlere ve yasal düzenlemelere uygun çalışıp çalışmadığı ortaya konmaktadır. Uygunluk denetimleri, işletmelerin üretim, satın alma, satış, pazarlama, mali işler ya da insan kaynakları gibi ünitelerinde ayrı ayrı veya hepsinde birden gerçekleştirilmektedir.
İşletmelerin kurumsallaşma yolunda daha fazla gayret gösterdikleri bugünlerde yeni düzenleyici kurallar ve yeni prosedürler uygulamaya konmakta ve aynı paralelde birlikte iş yaptıkları tedarikçi firmaların da gelişmelerini teşvik etmektedir.
Uygunluk denetimleri, işletmede tespit edilen kurallara uyulup uyulmadığının ortaya konulması çalışmalarıdır. Bu denetimler, iç denetim şeklinde işletme personeli tarafından yapılabildiği gibi, işin doğrusu bu işi üçüncü gözle yapacak olan denetim şirketlerinden destek almaktır. Özellikle resmi kuruluşların müdahalesi olan konularda uygunluk denetimlerinin kapsamı daha genişlemektedir.
Uygunluk denetimleri, sadece özel sektörde faaliyet gösteren işletmeler için değil kar amacı gütmeyen kuruluşlarda da önemlidir ve aynı şekilde faaliyetlerin belirlenmiş politikalara, sözleşmelere ve yasal düzenlemelere uygun olması beklenmektedir.
Uygunluk denetimlerinden beklenen faydanın elde edilmesi açısından denetim çalışmalarını yapacak denetçilerin kendi alanlarında yetenekli olmaları gerekmektedir. Denetimlerin sağlıklı yürütülmesi için işletmede kayıtların düzgün ve doğru tutuluyor olması ve düzgün bir dosyalama siteminin bulunması da önemlidir. Ayırca uygunluk denetimi yapan kuruluşlarda sağlıklı bir denetim ve raporlama sisteminin kurulu ve uygulanıyor olmasının önemi tartışılmaz. Sürdürülecek bir denetim çalışmasının etkinliği bu koşullara bağlıdır.
Uygunluk denetimleri sonunda hazırlanan rapor işletme içinde sadece üst yönetime ve yetkili kişilere sunulmaktadır. Çünkü işletmenin, belirlenen amaçlara, politikalara, prosedürlere ve yasal düzenlemelere uygun faaliyet göstermesi öncelikle tepe yöneticilerin sorumluluğu altındadır.
Esasen denetim çalışmalarının kendisi bir süreçtir. Denetimlerin başladığı andan itibaren sonuçlanması ve sonuçların raporlanmasına kadar bu süreç belli bir plan içinde yapılır. Denetimler mutlaka önceden saptanmış ölçütler çerçevesinde yürütülür. Bu ölçütler işletme tarafından tespit edilen iş süreçleri, yönetim sistemleri, yerli ve yabancı kuruluşlar tarafınan belirlenen stsandartlar ya da yürürlükteki yasal düzenlemeler olabilir. Bu uygunluk denetimleri, işletmenin kendi belirleyeceği iç tetkikler şeklinde olabileceği gibi yasal düzenlemelerin bir gereği de olabilir. Ancak işletmenin kendi elemanları tarafından yapılıyor olsun veya bir denetim kuruluşu tarafından gerçekleştiriliyor olsun, denetimlerde ana unsur, tarafsız bir gözle kanıt toplamak ve elde edilen bulguları tarafsız bir şekilde değerlendirmektir. Uyguluk denetimlerinin amacına ulaşabilmesi açısından elde edilen her çeşit bilgi kanıt niteliğindedir. Kanıtların değerlendirilmesi için başvurulacak kriterler kanıtlara göre farklı olsa da aslolan kanıtları toplarken tarafsız, bağımsız, önyargısız ve profesyonel olabilmektedir. Bu hususlar özellikle üçüncü taraf konumunda olan denetim kuruluşlarında çalışan denetçiler için söz konusudur.
Çeşitli Sektörlerde Uygunluk Denetimleri
Sanayi tesislerinde gerçekleştirilen uygunluk denetimleri birçok konuda yapılmaktadır. Bunlar arasında en fazla talep edilen uygunluk denetimleri şunlardır:
- İmalat kontrolü (yeni makina ve ekipmanlar için)
- Tedarik sürecindeki yönetim hizmetleri
- Basınçlı ekipmanlar uygunluk denetimi
- Teknik denetleme (mevcut ve yeni süreçlerde)
- Servisteki tesislerin kontrolü
- Saha kontrolü (mevcut ve yeni süreç aşamalarında)
- Servis süresince yapılan kontroller
- Test, ölçüm, kalibrasyon
- Tahribatsız testler (NDT, Non-destructive testing, tahribatsız muayene, muayene edilen malzeme veya parçanın bütünlüğüne dokunmadan yapılan muayenedir)
- Geçici ve kesin kabul süreçlerinde saha kontrolleri
- Teknik kontrolde dış kaynak kullanımı
Bu sayılan uygunluk denetimlerinin birçoğu, yürürlükte olan yasal düzenlemelere uygun olarak gerçekleştirilmektedir. Bu yasal düzenlemeler de genel olarak Avrupa Birliği uyum çalışmaları kapsamında, mevcut yasal düzenlemelerin Avrupa Birliği direktifleri ile uyumlaştırılması çalışmalarına dayanmaktadır.
Örneğin Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından 2013 yılında yayınlanan İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği, işletmelerde iş makinalarının ve ekipmanlarının kullanılması ile ilgili sağlık ve güvenlik yönünden uyulması gereken asgari koşulları düzenlemektedir. Söz konusu yönetmelik, 2009 yılında çıkarılan ve işyerinde kullanılan iş ekipmanının minimum güvenlik ve sağlık şartlarını düzenleyen 2009/104/EC sayılı Avrupa Birliği direktifi doğrultusunda hazırlanmıştır.
Benzer şekilde, yine Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından 2007 yılında yayınlanan Basınçlı Ekipmanlar Yönetmeliği, en fazla izin verilen basıncı 0,5 bardan daha yüksek olan basınçlı ekipmanların ve donanımların tasarım, üretim ve uygunluk değerlendirme çalışmalarına yönelik esasları düzenlemektedir. Söz konusu yönetmelik, Avrupa Birliği tarafından çıkarılan 97/23/EC sayılı basınçlı ekipmanlara ilişkin direktif doğrultusunda hazırlanmıştır.
Genel olarak denetim çalışmaları, işletmede olması gereken ile fiili durum arasında bir karşılaştırma imkanı vermektedir. Bu genel ifadesi ile uygunluk denetimleri şu çalışmaları kapsamına almaktadır:
- Revizyon çalışmaları, genelde mali defterlerin ve kayıtların gözden geçirilmesi çalışmalarıdır. Gözden geçirmek ve terkrar incelemek anlamında gelen revizyon, finansal olayların denetlenmesi anlamına gelmektedir.
- Teftiş çalışmaları, zaman zaman yapılan bir gözden geçirme ile işletmede faaliyetlerin yasal düzenlemelere, prosedürlere ve talimatlara uygun yürütülüp yürütülmediğinin tespit edilmesidir. Denetimden daha dar kapsamlı olan teftiş, bir uygulamanın aslını, doğrusunu veya iyi yürütülüp yürütülmediğini tespit etmek için yapılmaktadır.
- Kontrol çalışmaları, uygulama sonuçları ile varılmak istenen hedeflerin karşılaştırılmasıdır. Denetim çalışmalarının başlamasından önceki faaliyetlerdir. Süreç içinde amaçlara ulaşmak için alınan önlemler kontrol çalışmaları kapsamındandır. Bu hedeflere ulaşma seviyesinin ve sapmaların belirlenmesi ise denetim çalışmaları kaspamına girmektedir.
Genel olarak uygunluk denetimi, belli bir otorite tarafından belirlenmiş kriterlere ve konulmuş kurallara uygulayıcıların uyma seviyelerini tespit etmeye yönelik bir denetim şeklidir. Burada otorite derken bir yandan işletmenin üst yönetim kadroları kasdedilmektedir, bir yandan da resmi kuruluşlar tarafından yapılan yasal düzenlemeler kasdedilmektedir.
