Kaynaklı üretim yapan bütün firmaların, işletmelerinde ISO 3834 Kaynaklı İmalat Yeterlilik Yönetim Sistemi’ni kurmaları ve uygulamaları, arkasından ISO 3834 Belgesi’ni almaları gerekmektedir. Bir süre sistem uygulandıktan sonra bir belgelendirme kuruluşuna başvurarak belgelendirme süreci başlatılır.
Genelde belgelendirme kuruluşlarından temin edilecek bir başvuru formu eksiksiz doldurularak ilk adım atılır. Ancak belgelendirme kuruluşunun seçiminde dikkatli olmak ve kuruluşun ulusal veya uluslararası bir akreditasyon kuruluşundan yetkili olup olmadığını araştırmak gerekir.
Başvuru formunun değerlendirilmesinden sonra belgelendirme kuruluşu bir sözleşme hazırlar. Sözleşmede verilecek hizmetin kapsamı açık ve anlaşılır bir şekilde yer almalıdır. Sözleşme, başvuran firma tarafından imzalandığı anda çalışmalar başlar ve belgelendirme kuruluşu, işletmenin büyüklüğüne ve çalışan sayısına bağlı olarak yeterli sayıda denetçi görevlendirir.
Kaynak kullanarak üretim yapan bütün sanayi şirketleri için ISO 3834 standardı esas alınarak denetimler yapılır. Demiryolu araçları ve parçalarının üretim ve onarımını yapan işletmeler içinse TS EN 15085 standardı esas alınarak denetimler yapılır. Denetçiler tarafından önce dokümantasyon çalışmaları üzerinden bir ön denetim yapılır. Ön denetim sırasında dikkat çeken herhangi bir uygunsuzluk veya hata varsa bunların giderilmesi talep edilir. Dokümantasyon eksikleri giderilmeden saha denetimlerine geçilmez.
- TS EN ISO 3834 Belgelendirme Süreci
Başvuru sahibi şirketler için süreç, aşağıdaki aşamaları içerir:
- a) Belgelendirme Başvurusu, “F – 138 Proses-Ürün Belgelendirme Başvuru Formu” ile yapılır.
Proses-Ürün Belgelendirme Müdürü/Direktif Yöneticisi, yapılan başvuruyu gözden geçirir ve
müracaat edenin prosesini, müracaat formunda kapsanan standartlara ve belgelendirme
programlarında belirlenen belgelendirme kriterlerine göre değerlendirir. Başvuru uygun
bulunursa, ilgili kuruluşa “F - 063 Teklif Formu” ile teklif verilir.
- b) Fiyat Teklifinin müşteri tarafından teyidinden sonra Belgelendirme Mühendisi tarafından, “F –
140 Proses-Ürün Belgelendirme Sözleşmesi” hazırlanır ve sözleşme karşılıklı imzalanır.
- c) Proses-Ürün Belgelendirme Müdürü/Direktif Yöneticisi, değerlendirmeyi yapacak baş
denetçi ve denetçiyi görevlendirir.
- d) Belgelendirme Mühendisi tarafından “F – 162 TS EN ISO 3834 Kontrol Listesi” müşteriye
gönderilir ve listede belirtilen maddelerin doldurulup gönderilmesi istenir.
- e) Belgelendirme Mühendisi “F – 161 Proses-Ürün Belgelendirme Denetim Planı Formu” ‘na
F – 172 (4) Sayfa 8/11
uygun olarak hazırlanmış Denetim Planını planlanan denetim tarihinden en geç bir hafta
önce firmaya iletir. Müşteriden sözlü veya yazılı teyit alınır.
- f) Denetim günü firma yönetiminden en az bir kişi ve belgelendirilecek proses ile ilgili
yetkililerin katılımıyla yapılan açılış toplantısında, denetim planı ile ilgili açıklamalarda
bulunulur ve değerlendirme ile ilgili bilgiler aktarılır. Toplantıda görüşülenler, “F – 174
Açılış-Kapanış Toplantı Tutanağı”nın ilgili kısmında kayıt altına alınır.
- g) Başvuru sahibinin prosesi ve kalite sistemi, TS EN ISO 3834-2 (veya TS EN ISO 3834-3
veya TS EN ISO 3834-4) gereklerine göre değerlendirilir.
- h) Değerlendirme, Kontrol Listesi’nde belirtilen konuların incelenmesi; ilgili prosedür, talimat
veya formların kontrolü ve saha denetimi ile yapılır. Değerlendirme bulguları, “F – 162 TS
EN ISO 3834 Kontrol Listesi” ile kayıt altına alınır.
ı) Baş denetçi ve Denetçi, firma yetkilisini değerlendirme sonuçları konusunda bilgilendirir,
Denetim Raporu’nu “F – 139 TS EN ISO 3834 Denetim Raporu”na göre hazırlar ve rapor
firma yetkilisi tarafından da imzalanır. Denetim sırasında tespit edilen uygunsuzluklar,
gözlemler ve planlanan düzeltici faaliyet tarihleri denetim raporlarına kaydedilir.
Belgelendirme sürecinin devamı için belgelendirmeyi engelleyecek uygunsuzlukların
giderilmesi beklenir.
- i) Kapanış toplantısı, firma yönetiminden en az bir kişi ve belgelendirilecek proses ile ilgili
yetkililerin katılımıyla yapılır. Değerlendirme sonuçları, varsa tespit edilen uygunsuzluklar,
eksiklikler, öneriler ve/veya gerekmesi durumunda takip denetimi bilgisi firma yetkilisine
iletilir. Toplantıda görüşülenler, “F – 174 Açılış-Kapanış Toplantı Tutanağı” nın ilgili
kısmında kayıt altına alınır.
- k) Baş denetçi ve Denetçiler tarafından sunulan Denetim Raporunun Belgelendirme
Kurulunca değerlendirilmesinin ardından, firmanın TS EN ISO 3834’ün şartlarını yerine
getirdiği kararına varılırsa müşteri ilgili belgelendirmeye “uygun” olarak kabul edilir.
Belgelendirme Kurulunun Denetim Raporunu imzalaması belgelendirmeye karar verdiğinin
kanıtıdır. Bu karar, Proses-Ürün Belgelendirme Müdürü/Direktif Yöneticisi tarafından
müşteriye yazılı olarak bildirilir. Kalite Mühendisi standarda uygun olarak sertifikayı hazırlar.
Belgenin yayınlanma tarihi, belgelendirme kurulunun dosyaya onay verdiği tarih olarak
düzenlenir. Sertifikaların geçerlilik süresi veya geçerlilik süresi ile ilgili açıklama belge
üzerinde yazılır. TS EN ISO 3834-2/-3 standartları için yapılan çalışmalar sonrasında ise
verilen sertifikalarda hiç değişiklik olmazsa yerinde denetim yapılmadan sadece “F – 181 TS
EN ISO 3834 Gözetim Denetimi Kontrol Listesi”nin doldurulmasıyla alınan beyan sayesinde
gözetimler yapılmış olur. Ancak kapsam, firma adresi, kaynak koordinatörü gibi değişiklikleri
olması durumunda, firmayla karşılıklı yapılan görüşmeler sonucunda Belgelendirme
Mühendisi tarafından gözetim denetim tarihi belirlenir. TS EN ISO 3834, belgeleri 3 yıl
geçerlilik süresiyle verilir. Bu geçerlilik süresi standartta tanımlanan gözetim denetimlerinin
başarılı olarak yapılması halinde geçerlidir.
- l) Sertifika, GSI SLV-TR Şirket Müdürü tarafından imzalanır ve www.gsi.com.tr web
sitesindeki belgelendirilmiş firma listesine eklenir.
