Kaynaklı üretim yapan bütün firmaların, işletmelerinde ISO 3834 Kaynaklı İmalat Yeterlilik Yönetim Sistemi’ni kurmaları ve uygulamaları, arkasından ISO 3834 Belgesi’ni almaları gerekmektedir. Bir süre sistem uygulandıktan sonra bir belgelendirme kuruluşuna başvurarak belgelendirme süreci başlatılır. Genelde belgelendirme kuruluşlarından temin edilecek bir başvuru formu eksiksiz doldurularak ilk adım atılır. Ancak belgelendirme kuruluşunun seçiminde dikkatli olmak ve kuruluşun ulusal veya uluslararası bir akreditasyon kuruluşundan yetkili olup olmadığını araştırmak gerekir.
Başvuru formunun değerlendirilmesinden sonra belgelendirme kuruluşu bir sözleşme hazırlar. Sözleşmede verilecek hizmetin kapsamı açık ve anlaşılır bir şekilde yer almalıdır. Sözleşme, başvuran firma tarafından imzalandığı anda çalışmalar başlar ve belgelendirme kuruluşu, işletmenin büyüklüğüne ve çalışan sayısına bağlı olarak yeterli sayıda denetçi görevlendirir. Kaynak kullanarak üretim yapan bütün sanayi şirketleri için ISO 3834 standardı esas alınarak denetimler yapılır. Demiryolu araçları ve parçalarının üretim ve onarımını yapan işletmeler içinse TS EN 15085 standardı esas alınarak denetimler yapılır.
Denetçiler tarafından önce dokümantasyon çalışmaları üzerinden bir ön denetim yapılır. Ön denetim sırasında dikkat çeken herhangi bir uygunsuzluk veya hata varsa bunların giderilmesi talep edilir. Dokümantasyon eksikleri giderilmeden saha denetimlerine geçilmez. Eğer herhangi bir eksikliğe rastlanmamışsa ya da görülen eksiklikler verilen süre içinde tamamlanmışsa, asıl denetim çalışmalarının yapılacağı saha denetimlerine geçilir. Bu aşamada işletmenin faaliyetleri iş üzerinde izlenir. Yapılan işlerin, ne kadar hazırlanan iş süreçlerine, uygulama talimatlarına ve iş akış şemalarına uygun gerçekleştirildiği, çalışanların ne kadar görev tanımlarına uygun hareket ettikleri, yerinde gözlenir. Bu aşamada dikkat çeken eksiklikler ve uygunsuzluklar varsa düzeltici ve önleyici çalışmalar yapılması talep edilir ve bu çalışmaların sonuçları takip edilir.
Bu çalışmalar eğer mevcut dokümantasyon çalışmasında değişiklik gerektiriyorsa, bu değişikliklerin de yapılması sağlanır. Bütün bu çalışmalar tamamlandıktan sonra denetçiler bir rapor düzenler ve belgelendirme kuruluşuna teslim eder. Belgelendirme kuruluşu bu rapor sonuçlarını değerlendirir ve uygun bulursa ISO 3834 Kaynaklı İmalat Yeterlilik Yönetim Sistemi Belgesi tanzim ederek firmaya teslim eder. Hazırlanan belgenin geçerlik süresi üç yıldır. Ancak belgelendirmesi yapılan sistem uygunluğunun devamını kontrol etmek için her yıl bir kere ara denetimlerin yapılması gerekmektedir. Önemli olan sadece belge almak değil, sistemin sürdürülebilir olmasını sağlamaktır. Ara denetimler sırasında firmanın standart gerekliliklerine uymadığı tespit edilirse belge iptal edilebilir.
