TÜRCERT  Belgelendirme Departmanına gelen başvuru Endüstriyel Hizmetler Fiyatlandırma Prosedürü'ne uygun olarak fiyatlandırılıp, Başvuruların Alınması, Değerlendirilmesi ve Teklif Sözleşme Prosedürü'ne göre sözleşmeye dönüşür.

Denetim Ekibinin Oluşturulması

Denetim ekibi, Teknik Yönetici tarafından Vasıflandırma Prosedürü'ne göre vasıflandırılmış ve Denetim Personel Listesine kaydedilmiş, Baş denetçi (aynı zamanda teknik uzmansa tek başına denetime gidebilir); teknik uzmandan denetim süresine uygun bir plan yaratabilecek şekilde seçilir ve Tetkik Ekibi ve Komite Atama Formu ile atanır. Denetim ekibinden denetçi atamalarına gelebilecek itiraz olması durumunda gerekçeler Tetkik Ekibi ve Komite Atama Formu not edilerek, Teknik Yönetici tarafından yeni bir denetim ekibi atanır.

Denetim Planının Hazırlanması

Denetim planı; firmanın saha ve personel şartları göz önüne alınarak Baş denetçi tarafından oluşturulur ve firmaya iletilir. Baş denetçi hazırladığı plan ile firmadan denetim ekibinin ve planın onayını ister, onay verilmemesi durumunda gerekçeleri ile birlikte durumu Teknik Yöneticiye iletir. Teknik Yönetici gerekçeleri dikkate alarak denetim ekibini değiştirebilir.

İlk Belgelendirme Denetimi

Denetim, denetim planında belirtilen zaman ve adreste, firma temsilcilerinin katılımıyla 15085 Demiryolları Araçlarıve Bileşenlerinin Belgelendirme Kontrol Listesi üzerinden EN15085-2 Belgelendirme Talimatı'ndaki gerekler göz önüne alınarak gerçekleştirilir. EN 15085-2 Madde 6'daki gereklerin karşılanması ile belgelendirme gerçekleştirilir. EN 15085-2 Madde 6 sorgulanırken, EN 15085-2 madde 5'teki gerekler de gözetilir.     Bu kapsamda;

• Kaynak koordinasyon personelinin EN 14731 standardı doğrultusunda teknik bilgisinin ölçülmesi maksadıyla bir görüşme (gerekirse bir sınav uygulanabilir.)
• Kaynakçı ve Kaynak operatörlerinin uygunluk değerlendirilmesi,
• Kaynak prosedür şartnamesi onaylarının (PQR) uygunluk değerlendirilmesi,
• EN 15085-4 kapsamında ilave üretim testlerinin uygunluk değerlendirmesi,
• Teknik gereklerin ve kaynaklı imalatın uygunluk değerlendirmesi
• Eğer kaynaklı imalatla ilgili başka bir saha olması durumunda sahanın denetimi,
• Kaynaklı imalat kalite seviyelerinin uygunluk değerlendirmesi gerçekleştirilir.

Firmanın talep ettiği kapsam Belge Kapsam formu ile kayıt altına alınır. Müşteri firma ve TÜRCERT tarafından imzalanarak onaylanır. Komite belgelendirme kararını verirken bu kapsam üzerinde değerlendirme yapar.

Denetim sonucunda, minör uygunsuzluklar, majör uygunsuzluklar, olumlu bulgular ve gözlemler tespit edilir. Bu bulgular Uygunsuzluk Raporuna kaydedilir.

P (Olumlu Bulgular); Sisteme ait, tespit edilen olumlu konular

BU (Majör/Büyük Uygunsuzluklar); Sistemin genelinin sürekli uygulanmasını etkileyebilecek ve/veya müşteriye sunulan hizmet ya da ürünün istenilen şartlarda karşılanmasını olumsuz etkileyen Standard ya da yönetmelik şartlarından herhangi birinin veya alt başlıklarının yeterli olarak tanımlanmaması ve/veya sistematik olarak uygulanmaması durumudur.

KU (Minör/Küçük Uygunsuzluklar); Standard şartlarından ve/veya firma dokümantasyon şartlarından, sistemin genelini etkilemeyen ve sistematik olmayan sapmalardır.

G (Gözlemler); Doğrudan standart ya da müşteri dokümantasyonu ile ilişkilendirilemeyen fakat önleminin alınmaması durumunda, minöre dönüşebilecek tespitler olarak adlandırılır ve denetim raporunda belirtilir.

 

Tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili olarak kapatma süresi, ilk belgelendirmede majör ve minör uygusuzluklar için 90 gün, gözetim ve yeniden belgelendireme denetimlerinde 60 gündür. Majör uygunsuzluklar  ile ilgili takip denetimi gereklidir. Fakat denetim ekibi tarafından verilebilecek karara gore uygunsuzluk majör bile olsa takip denetimi gerekliliği bazı durumlarda (doküman ile düzeltmesi yapılabilecek uygunsuzluklar olması) kaldırılabilir. Minör uygunsuzluklarla ilgili denetim ekibi tarafından takip denetimi gerekli görülmemişse gerçekleştirilen düzeltici faaliyet kanıtları firma tarafından belirtilen sürede baş denetçiye gönderilir. Takip denetimi kararı verilirse, üreticinin ilgili uygunsuzlukları kapattığını bildirdiği tarihten itibaren takip denetimi planlanır. Takip denetimleri uygunsuzluk kapatma süreleri içerisinde gerçekleştirilmelidir (90 - 60 gün).

Denetim esnasında tespit edilen gözlemler bir sonraki denetimde tekrar incelenir. Tespit edilen gözlemler ile ilgili önlemler alınmış ve sistem iyileştirilmiş ise raporda belirtilir. Gözlemler ile ilgili önlem alınmamış ve sistemin işleyişini etkileyecek kusurlar oluşmuş ise denetim ekibinin kararına göre minör / major uygunsuzluk olarak raporlanır.

Gözetim Denetimleri

TÜRCERT'in belgelendirdiği firmanın belgelendirme şartları ile uygunluğunu sürdürdüğünü doğrulamak için gerçekleştirdiği periyodik denetimlerdir. Gözetim denetimleri belge yayın tarihi referans alınarak en fazla 12 aylık periyotlarda gerçekleştirilir.

 Gözetim denetimlerinin belge yayın tarihinden itibaren 12 ay içerisinde yapılamaması durumunda firmanın belgesi 12 aylık sürenin dolduğu tarihten itibaren geçerliliğini kaybeder. Firmanın belgesi askıya alınır.

Gözetim denetimlerinde aşağıdaki hususları içermelidir.

1. a) Bir önceki denetimde tespit edilen uygunsuzluklara yönelik gerçekleştirilen faaliyetlerin doğrulaması
2. b) Şikayetler
3. c) Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlanmış faaliyetlerin ilerlemesi
4. d) Değişikliklerin gözden geçirilmesi
5. e) İşaretlerin kullanımı veya belgelendirmeye yapılan diğer atıflar
6. f) Teknik dokümantasyon içeriğinde değişiklik olup olmadığı
7. g) Standarda spesifik şartların incelenmesi,
8. h) Proses ve hizmet şarlarının sürekliliğinin sağlandığının kontrolü

Gözetim denetim periyodun firmanın isteği üzerine 12 aydan daha kısa süreli olarak belirlenebilir.

Gözetim denetimi için kuruluşlardan gelen erteleme talepleri gerekçesi belirtilmiş olmak kaydı ile, Teknik Yönetici tarafından değerlendirilerek, geçici durumlar için (örneğin Fuar, Konferans, İş Gezisi, Yoğun

İş Yükü, Geçici Sağlık Sorunları, Geçici Olarak Üretim ve Hizmetin Durması gibi) en fazla üç aya kadar erteleme yapılabilir. Erteleme talebi yazılı alınır (e-posta yada faks).

Gözetim denetimleri ile ilgili Teknik Yönetici firmayla sözleşmede belirtilen gözetim periyodunu referans alarak belge geçerlilik süresi dolmadan en az 3 ay önce gözetim denetimiyle ilgili irtibata geçer. Denetimin gerçekleştirilmesi, raporlanması ve uygunsuzlukların kapatılması ve takibi belgelendirme denetiminde olduğu gibi gerçekleştirilir.

Bir önceki denetimde tespit edilmiş ve yerinde doğrulama yapılmadan kapatılmış uygunsuzlukların yerinde doğrulaması, marka ve sertifika kullanımının kontrolü, gözetim denetimi sırasında gerçekleştirilir. Yerinde doğrulama sonucu önceki denetimden kalan (kapatılmamış) uygunsuzluk bulunursa denetim ekibi tarafından Uygunsuzluk Raporunda majör uygunsuzluk olarak değerlendirilir ve firma uygunsuzlukla ilgili takip denetimine bırakılır.

Belgenin sürdürülmesi ile ilgili son karar belgelendirme denetiminde olduğu gibi yine karar vericiye aittir. Uygunsuzlukların belirtilen tarihlerden önce kapatılamaması durumunda firmanın belgesi askıya alınır. Firmaya durum yazı ile bildirilir. Tüm uygunsuzlukları belirtilen tarihlerden önce kapatan firmaların belgelerinin geçerliliklerinin devamına karar verici tarafından karar verilir.

Takip Denetimleri

Firmanın belgesinin askıya alınmasına ilişkin sebepler, belgelendirme, gözetim, ve değişiklik denetimleri esnasında ortaya çıkan majör uygunsuzlukların ve yerinde inceleme yapılması gereken minör uygunsuzlukların giderilmiş, bunlara ilişkin düzeltici faaliyetlerin etkin bir şekilde uygulanmakta olduğunun belirlenmesi amacıyla gerçekleştirilir.

Denetim sonrasında takip denetimi gerçekleştiriliyorsa denetim, tam denetim olarak gerçekleştirilebilir. Takip denetimleri, aksini gerektiren bir durum olmaması halinde (hastalık, ölüm, tarafsızlığı etkileyebilecek şartlar vb.) asıl denetimi gerçekleştiren denetim ekibi tarafından gerçekleştirilir.

Takip denetim faaliyeti Değerlendirme ve Aksiyon raporunda belirlenen düzeltmelerin yapılmasının ardından firma ile ortak planlanan bir tarihte yapılır. Denetimden sonra takip denetimi için firmaya verilen sürede firma hazırlıklarını tamamlayamaz ve/veya takip denetimi sırasında uygunsuzlukları giderdiğini kanıtlayamaz ise firmanın başvurusu yada belgesi iptal edilir. Belge geçerlilik süresinin dolmasına 30 günden daha kısa süre kala gerçekleştirilen denetimlerde uygunsuzluk kapatma süresi belge geçerlilik süresinin en az 7 gün öncesine kadar verilir. Bu süre komitenin toplanmasi ve incelemelerini tamamlayabilmesi için gereklidir. Bu süre içerisinde kapatılamayan uygunsuzluk kalmışsa firmanın belgesi iptal edilir. Uygunsuzlukların baş denetçi tarafından doğrulanması sonrası denetim dosyası belgelendirme komitesine gönderilir.

Özel Denetimler:

Değişiklik denetimleri,

Firma Unvanının Değişmesi, Firma Ürün Kapsamının değişmesi, Firma Adresi ve Şubelerinin Değişmesi gibi değişikliklerin kontrolü amacıyla gerçekleştirilen denetimlerdir.

Değişiklik talepleri firmalardan belgelendirme değişiklik formu ile yazılı alınır, Karar Verici tarafından doküman incelemesi ya da saha denetimi yapılıp yapılmayacağı kararı verilir ve form üzerine not edilir.   Saha denetiminin gerekli olup olmadığı, talep edilen yeni kapsam ile sahibi olunan kapsamın içeriğine bağlı olarak Karar Verici tarafından belirlenir. Talep edilen kapsama göre saha koşullarının denetlenmesi gerekli görülür ise saha denetimi yapılması kararı alınır. Kapsam değişikliği ve adres değişiklik denetimlerinde doküman incelemesinin yanında, kapsama ve üretim yerine bağlı olarak gereken sürede saha denetimi gerçekleştirilir ve ilgili denetim raporu ile kayıt altına alınır.

Karar Verici tarafından dokümanlar ve denetim raporu uygun görüldüğü takdirde değişiklik yapılarak belgelendirme değişiklik formuna not edilir. Yeni belge düzenlenerek firmaya teslim edilir. Belgelendirme değişikliği uygun görülmemişse firmaya yazı ile bildirilir. Belge değişikliklerinde firmanın mevcut belge geçerlilik süresi değişmez.

Kısa İhbar Denetimleri

Firmaya yönelik objektif deliller içeren şikayetler söz konusu olduğunda, Teknik Yönetici programda olmadığı halde firmayla iletişme geçerek olağandışı bir denetim gerçekleştirme kararı alabilir. Bu tür denetimlerde firmanın mevcut durumu değiştirmesine imkan vermeyecek bir süre önce (en fazla 1 gün önce) firmaya haber verilir ve denetim gerçekleştirilir.

Denetimlerde

-       Şikayet konusu

-       Önceki gözetim ziyaretlerinin sonuçları,

-       Düzeltici önlemleri izleme ihtiyacı,

-       Uygun yerlerde, sistemin onaylanmasıyla ilgili özel koşullar,

-       İmalat sürecinin, ölçütlerin veya tekniklerinin organizasyonunda önemli değişiklikler incelenir.

Denetimi gerçekleştirecek denetim ekibi atanırken Teknik Yönetici bir önceki denetim ekibinden farklı ve şikayet konusunu yorumlayabilecek yeterlilikte bir denetim ekibini görevlendirir. Şikayet konusu bir önceki denetim ekibi ile ilgili ise faklı bir ekip görevlendirilir.Firmanın denetimi kabul etmemesi halinde belgesi askıya alınır ve durum firmaya yazı ile bildirilir. TÜRCERT, bu kararı alabileceğini firmaya hizmet öncesi imzalanan sözleşmede belirtmiştir.SertifikasyonDenetim sonucunda uygunsuzluk bulunmaması yada bulunan uygunsuzlukların belirtilen süre içerisinde kapatılması durumunda firmaya Sertifika ve Raporlama Prosedürü'ne uygun olarak sertifika düzenlenir.Sertifika kararı alınmış firmalara sertifika ve marka kullanımı hakkında bilgi,  Sertifika ve Marka Kullanım Prosedürü ile web sayfası aracılığı ile iletilir. Genel şartlar metni bu prosedür ile ilgili atfı içerir.